EtusivuHyvä tietääUutiskirjeen laadunvarmistus

Uutiskirjeen laadunvarmistus

Uutiskirjeviestinnässä lähettäjä saa aina jossakin vaiheessa ”kuraa kasvoille” roskapostisyytösten muodossa. Tällaiset viestit eivät ole mukavia. Mutta miksi syytöksiä, vaikka olet mielestäsi tehnyt kaiken oikein?

Syitä on todennäköisesti yhtä monta kuin vastaanottajia, mutta tässä muutamia vinkkejä, joilla parannat uutiskirjeviestinnän laatua.

Ole tunnistettavissa

Jokainen meistä saa todennäköisesti päivittäin kymmeniä roskaposteja. Henkilökohtaisesti kiinnitän sähköpostissa ensisijaisesti huomioni lähettäjään ja viestin aiheeseen. Näiden perusteella roskapostin voi tunnistaa lähes 100 % tarkkuudella.

Jos vastaanottaja ei tunne tai pysty helposti tunnistamaan lähettäjää, tutkimusten* mukaan jopa 80 % vastaanottajista voi peruuttaa uutiskirjeen. Tunnistettavuus on siis äärimmäisen tärkeä seikka.

Seuraavassa muutamia kohtia, joilla varmistat viestisi tunnistettavuuden:

  • Lähetä viesti aina yrityksesi tai edustamasi tuotemerkin nimellä.
  • Muotoile viestin aihekenttä huolella ja pyri kertomaan aihekentässä lähettämäsi uutiskirjeen pääaihe esim. Asiakastiedote 2/2008.
  • Käytä viestipohjassa yrityksesi logoa.
  • Lähetä uutiskirjeet aina yrityksen graafisen linjan mukaisella viestipohjalla, jossa myös värit ovat vakiot. Yhdenmukainen viestintä tulee vastaanottajille tutuksi, jolloin viestisi erottuvat paremmin.
  • Älä käytä erilaisten uutiskirjepalvelujen valmispohjia.

Yhdentekevä tai väärin kohdistettu sisältö

Uutiskirjeen tilaajat odottavat, että viestin sisällöt koskettavat jollakin tapaa heitä ja tuovat jotakin lisäarvoa. Tutkimusten* mukaan noin 50 % kaupallisista viesteistä kohdistetaan väärin ja vastaanottajat kokevat, ettei sisältö kosketa heitä.

Koska postituslistasi sisältää todennäköisesti eri asioista kiinnostuneita henkilöitä, huomioi seuraavat seikat asiakastietoja kerättäessä ja ennen lähetystä.

  • Huolehdi, että uutiskirjeen tilaava henkilö voi määrittää tilauslomakkeessa myös aihealueet, joista hän on kiinnostunut. Tämä yksinkertainen tieto antaa huomattavasti paremmat mahdollisuudet kohdistaa ja segmentoida uutiskirjeviestintää.
  • Hyödynnä aikaisempien postitusten tilastoja kohderyhmän segmentoinnissa. Jos vastaanottaja on napsauttanut edellisessä viestissä ollutta tuotelinkkiä, on se kiistaton mielenkiinnon osoitus ja täten ”arvokas” segmentointitieto.

Älä riko annettuja lupauksia

Jos henkilö tilaa uutiskirjeen ja haluaa vastaanottaa ainoastaan ”ei kauppallisia” -tiedotteita, älä missään nimessä riko tätä lupausta. Toisaalta, jos olet luvannut lähettää uutiskirjeen joka kuukausi, tilaaja myös odottaa sitä.

Uutiskirjeviestinnän aloittaminen on yleensä helppoa, mutta ennen aloitusta olisi hyvä myös resurssoida jollekin henkilölle aikaa viestisisältöjen laadukkaaseen toteuttamiseen. Kuukausi on erittäin lyhyt aika, joten ennen lupauksia, mieti tarkasti, löytyykö organisaatiostanne asiasta innostunut henkilö, joka sitoutuu hoitamaan viestinnän.

Ylenpalttinen postittaminen

Palvelujen ja tuotteiden markkinointi on tietysti olennainen osa uutiskirjeviestintää. Ennen uutiskirjeviestinnän tai markkinoinnin aloittamista yrityksen kannattaa luoda selkeät konseptit, joita kaikkien tulee noudattaa.

Tutkimusten* mukaan jopa 40 % tilaajista on peruuttanut uutiskirjeen, jos he ovat saaneet liikaa postia. Liiallinen postittaminen leimautuu helposti myös roskapostittamiseksi, vaikka lähetysluvat olisivatkin kunnossa.

Seuraavassa muutamia vinkkejä:

  • Mainitsemalla uutiskirjeen tilaamislomakkeen yhteydessä lähetystiheys, vastaanottaja hyväksyy rekisteröityessään tämän, joten ongelmia tuskin syntyy.
  • Oikea lähetystiheys riippuu liiketoiminnasta ja yrityksen resursseista tuottaa viestintää. Nämä tulee siis aluksi selvittää.
  • Rakenna uutiskirje siten, että siinä esitetään ainoastaan olennaiset tiedot aiheesta, ja vastaanottaja pääsee linkistä eteenpäin esim. internetpalvelun tuotesivuun.
  • Mikäli käytät internetpalveluun osoittavia linkkejä, huolehdi siitä, että linkit menevät suoraan tuotesivuun. Jos vastaanottajan tarvitsee turvautua sivuston hakutoimintoon, ei hän todennäköisesti jatkossa enää avaa linkkejä.

Jälkihoito

Toisinaan vastaanottajat lähettävät uutiskirjeen saatuaan vastauksen, jossa he pyytävät lopettamaan roskapostittamisen. Tällöin vastaanottaja ei ole todennäköisesti huomannut viestin ”Peruuta uutiskirje” -linkkiä tai haluaa vielä varmistaa peruutuksen henkilökohtaisella viestillä.

Jos saat tällaisen viestin, vastaa siihen kohteliaasti esim. ”Olemme poistaneet tietosi postituslistaltamme”. Muista myös huolehtia siitä, että ko. vastaanottaja poistetaan listalta. Älä siis luota siihen, että vastaanottaja on napsauttanut ”Peruuta uutiskirje” -linkkiä.

Lopuksi

Uutiskirjeviestijä ei pääse koskaan eroon roskapostisyytöksistä. Noudattamalla edellä annettuja ohjeita, voit minimoida tulavaisuuden syytökset ja täten varmistaa organisaatiosi uutiskirjeviestinnän laadun.

Tämä artikkelin on julkaistu 10.5.2008.
Artikkelin kirjoittaja on Websonic Oy:n toimitusjohtaja Toni Jalonen.